Assistant de direction (mi-temps)

Détail de l'annonce

L’Assistant(e) de Direction, aussi appelé secrétaire de direction, est comme son nom l’indique le véritable bras droit d’un cadre dirigeant, chef de service ou d’entreprise. Grâce à son travail en matière de communication et de documentation, l’Assistant de Direction facilite le travail de son supérieur hiérarchique. Il le décharge des tâches administratives et joue le rôle d’interface entre son employeur et les divers interlocuteurs de celui-ci.

Fonctions

Ses activités sont variées : il réceptionne et trie la correspondance pour ne présenter à sa direction que les informations essentielles. Il réceptionne et filtre également les appels téléphoniques. Il prépare voire rédige les courriers émanant de la direction. Ainsi, il entretient de fréquents contacts à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise.

L’Assistant de Direction gère également l’agenda de la direction, note les rendez-vous et les organise dans certains cas. Il gère donc deux emplois du temps : le sien et celui de son employeur. Il peut également organiser les déplacements de celui-ci.

Cette activité génère beaucoup de paperasse : aussi l’Assistant de Direction s’occupe de gérer le fond documentaire, d’archiver ce qui doit être conservé et de jeter le reste. Une relation de confiance entre l’assistant(e) et la direction est indispensable, car l’assistant prend des décisions et gère les affaires courantes en l’absence de son supérieur.

Qualités

Bras droit du chef d'entreprise, l'Assistant(e) de Direction doit avoir de nombreuses compétences métiers dans son sac. L'Assistant de Direction doit maîtriser tous les supports de communication : téléphone, informatique et doit faire preuve de la plus grande organisation.

Voici quelques unes des compétences indispensable pour être Assistant de Direction :
Maîtrise de l’outil informatique, notamment les logiciels de bureautique
Sens de la communication
Esprit de synthèse et d’analyse
Sens de l’organisation et rigueur
Autonomie tout en sachant rendre compte de son travail
Discrétion, tact, diplomatie
Bonne expression écrite et orale
Réactivité

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